Расскажу, как юристы «Патрикеев и партнеры» помогли организовать работу с сотрудниками на удаленке за рубежом и разобраться, за кого и сколько платить налогов.
Клиент и мобилизация
Герой этого кейса — IT-компания, большинство сотрудников которой работали в России. После объявления мобилизации менеджмент столкнулся с массовым переездом коллектива за рубеж и вопросами: сколько налогов отчислять с зарплаты уехавшего сотрудника? Как минимизировать риски при работе с ним: перевести на договор ГПХ или остаться на трудовом? А что с обработкой персональных данных?
В мае 2023 года компания обратилась к нам за первичной консультацией по налогам, а по итогу мы помогли разобраться еще в трех направлениях.
В короткие сроки мы выстроили отношения с удаленным сотрудникам, так, чтобы не нарушать отечественные законы. Чуть позже решили и еще одну «боль», когда осенью 2023 года ужесточились требования к воинскому учету и вступили новые правила закона о персональных данных.
Кратко результаты: как помогли юристы «Патрикеев и партнеры»?
- Порекомендовали оптимальную модель работы с дистанционщиками.
- Разобрались, как грамотно передавать персональные данные сотрудникам за рубеж.
- Помогли разобраться, за кого и сколько налогов платить.
- Подсказали, как оформить воинский учет релоканта.
Легализовали работу с дистанционщиками
Через некоторое время после переезда в компании возник сумбур. Ни сами сотрудники, ни отдел кадров до конца не понимали, как узаконить изменившийся статус, и работали по инерции. Многие были на трудовых договорах — у HR возник вопрос: как безопаснее работать с релокантами дальше — оформлять с ними договор гражданско-правового характера (ГПХ) как с самозанятыми или «убедительно просить» сотрудника открыть ИП или продолжать трудовые отношения?
По действующему законодательству с релокантами можно работать как на основании трудового договора, так и договора ГПХ. При этом есть противоречие между отсутствием законодательного запрета работать с дистанционщиками и позицией Минтруда, которая гласит, что с релокантами должен применять гражданско-правовой договор.
Удивительно, но законодатель до сих пор не дал однозначного ответа на вопрос, по поводу которого Минтруд давал разъяснения. Например, письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245 сообщает что заключить трудовой договор о дистанционной работе с релокантом нельзя из-за невозможности обеспечить ему требуемые ТК РФ безопасные условия труда.
На практике же многие компании спокойно продолжают работать с дистанционными сотрудниками по трудовым договорам, соблюдая ряд условий, о которых скажу ниже. Случаев претензий к работодателю со стороны трудовой инспекции в судебной практике я практически не встречал. В ряде случаев лояльно на такую деятельность смотрят и суды и налоговые органы, если компания вовремя и исправно платит налоги.
Переходить сотрудникам на режим самозанятости было нельзя, так как по закону бывший сотрудник не может раньше чем через два года оказывать услуги бывшему работодателю. Открывать ИП релоканты не хотели из-за риска двойного налогообложения.
В итоге мы убедили кадровую службу оставить удаленных сотрудников на трудовом договоре вполне безопасно, если выполнить ряд условий.
Как мы узаконили работу с дистанционщиками?
Во-первых, наши юристы разработали форму дополнительного соглашения, где прописали положения о месте оказания работы, удаленном характере этой работы и порядке взаимодействия сотрудника с работодателем. Уделили внимание деталям, к примеру, в какие сроки программист должен отреагировать на запросы работодателя.
Во-вторых, наши консультанты разработали и передали кадровикам клиента локально-нормативный акт о порядке работы с дистанционщиками. В акте мы прописали, что работодатель исполняет все требования ТК РФ, предусмотренные специальным опросником из Приложения 25 Приказа Роструда от 01.02.2022 N 20
Кстати, пока изучали ГПХ-договоры, по которым некоторые самозанятые оказывали услуги компании, юрист «Патрикеев и партнеры» обнаружил в тексте много опасных формулировок. В итоге старые соглашения решили расторгнуть и заключить новые.
В новых договорах мы учли и минимизировали риски переквалификации гражданских отношений с подрядчиком-физлицом в трудовые.
Косвенно активность наших консультантов помогла ускорить внедрение в компании ЭЦП и ЭДО. К июлю 2023 года мы легализовали и электронный документооборот, который де-факто в компании велся уже полгода. Юристы ввели в новые договоры и соглашения пункты об официальном обмене электронными документами и порядке их подписания. Это значительно упростило работу кадровой службы и бухгалтерии.
2. Решаем вопрос с персональными данными
В направлении персональных данных (ПД) мы столкнулись с двумя рисками: ужесточением законодательства в сфере обработки персональных данных и неясном правовом статусе трансграничной передачи данных.
Риск №1. Персональные данные и «персональные» штрафы
С первого марта 2023 года вступил в силу ряд ужесточающих корректив в действующее законодательство в сфере персональных данных. Например, если раньше Роскомнадзор можно было не уведомлять об обработке персональных данных, то теперь если обработка данных сотрудников осуществляется с применением мало-мальски автоматизированных средств, то есть, бумажные папки с делами не хранятся в шкафах, то уведомить ведомство обязательно нужно. По новому закону и при самом худшем стечении обстоятельств в 2023 году Роскомнадзор может оштрафовать ООО на 18 миллионов рублей за нарушение закона о персональных данных.
С 1 марта 2023 года законодательство в сфере персональных данных изменилось. Если раньше Роскомнадзор во многих случаях можно было не уведомлять об обработке персональных данных, то теперь в случае если обработка данных осуществляется с применением мало-мальски автоматизированных средств уведомить РКН вы обязаны. Причем еще до начала обработки таких данных.
Также этой осенью вступают поправки к статье 13.11 КоАП: размер штрафов за нарушение законодательства о персональных данных увеличивается. С первого октября 2023 год штраф за утечку данных от 1 000 до 10 000 субъектов персональных данных штраф для юрлиц составит от 3 до 5 млн рублей. За утечки биометрических персональных данных юрлицо может получить штраф от 15 до 20 млн руб. И это ещё не всё — законопроект предусматривает и оборотные штрафы до 3%.
Риск №2. Трансграничная передача данных
Острым моментом стала легализация трансграничной передачи персональных данных и законодательные изменения в этой сфере. Менеджеры отдела продаж, которые раньше вбивали в CRM имена и телефоны клиентов исключительно на территории РФ, теперь выполняли ту же самую работу, но уже за рубежом.
С точки зрения профильного ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.2006 под трансграничной передачей персональных данных понимается передача личной информации гражданина на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному юрлицу или физлицу.
Если вы передаете персональные данные вашему сотруднику, который является гражданином Российской Федерации, то правила о трансграничной передаче не применяются.
Если вы отправляете персональные данные иностранному подрядчику, то вам необходимо уведомить об этом Роскомнадзор до начала отправки ПД. Порядок подачи описан в ст. 12 152-ФЗ, а с формой можно ознакомиться на сайте Роскомнадзора.
Как мы защитили клиента от штрафов за работу с персональными данными
- Создали комплект локальных нормативно-правовых актов (ЛНА): который, по сути, и так должен быть в каждой компании — политику и положения об обработке персональных данных и документированные процедуры по предотвращению нарушений законодательства.
- Так как ¾ сотрудников находились за границей, мы разложили цепочку передачи персональных данных, чтобы удостовериться, что в ней нет иностранных подрядчиков или, к примеру, администратора с иностранным гражданством. В случае нашего клиента иностранных подрядчиков и клиентов не обнаружилось.
3. Ситуация с налогами
В части налогообложения релокантов ключевые изменения внес Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ, который вступит в силу с начала 2024 года. Причем законопроект о налогообложении уехавших за границу пережил двойную жизнь: изначально предполагалось, что релоканты будут платить НДФЛ по ставке 30%, причем основным критерием бы являлся факт получения дохода из России.
Это предложение было отозвано и новая редакция является несколько более мягкой, о ней я расскажу ниже. В налоговом законодательстве важны два параметра: резиденство сотрудника, а также территория государства, где находится место оказания услуг. Плюс, на ряд моментов влияет наличие трудового или договора ГПХ.
Что касается резидентства: если сотрудник часто и подолгу бывает за границей, а в России находится меньше шести месяцев и одного дня в году — он становится нерезидентом, и ставка НДФЛ поднимается до 30%. Причем не имеет значения — работаете ли вы с ним по ГПХ договору или в рамках трудовых отношений.
Применительно к НДФЛ имеет значение и место оказания услуг. Так, если самозанятый подрядчик оказывает услуги по ГПХ-договору, где место оказания услуг определено за пределами России — налоги он платит самостоятельно в стране проживания. Причем, НДФЛ он обязан платить до потери статуса налогового резидента.
При этом стоит учитывать, что если ваш подрядчик работает с вами по ГПХ как самозанятый — удерживать НДФЛ не нужно, его доходы облагаются 6% ставкой НПД, так как статус привязан к гражданству, а не к месту нахождения физического лица.
Все это создает определенные сложности для работодателя: приходится отслеживать факт наличия и потери резидентства, собирая у сотрудников документальное подтверждение пересечения границы и нахождения в другой стране.
Пока сотрудник остаётся гражданином РФ, компания должна платить за него страховые взносы так же, как за работников, находящихся в России.
Помогли разобраться, за кого и сколько налогов платить
Юристы минимизировали риски для работодателя и отразили в трудовых и ГПХ- договорах факт оказания услуг за пределами России.
Неясный налоговый статус был «болью» работодателя: немногочисленной кадровой службе приходилось отслеживать статус резидентства у каждого из 17 сотрудников. Для этого они даже собирали документальное подтверждение пересечения границы и нахождения в другой стране.
Часть подрядчиков компании еще до мобилизации имела статус ИП и оказывала нашему клиенту услуги в области программирования и дизайна.
С января 2024 года вступают новые правила: если сотрудник работает с российской компанией по трудовому договору — он продолжит платить 13% НДФЛ даже в случае потери резидентства!
Положение облегчило то, что все релоканты находились в странах, с которыми действует Соглашение об избежании двойного налогообложения (СОИДН). Список стран санкций и недружественные государства Россия значительно сократилась после Указа №585 от 08.08.2023. Консультанты «Патрикеев и партнеры» помогли бухгалтеру понять, что это зона ответственности подрядчиков, а ИП-шкам помогли разобраться кому, куда и сколько платить в Россию. Плюс, на ставку НДФЛ влияет факт трудового или гражданско-правового (ГПХ) договора.
Так как большая часть подрядчиков и сам работодатель «плавали» в вопросах налогов, мы рассмотрели каждый случай индивидуально и определили текущую налоговую ставку и пути построения дальнейшей работы с подрядчиками. К тому же некоторые опасались, что в случае потери резидентства будут вынуждены уплачивать дополнительный налог в стране своего местонахождения и скрывали свой статус.
4. Воинский учет
Основным страхом для работодателей стал Федеральный закон № 404-ФЗ от 31.07.2023. «Благодаря» ему с первого октября 2023 появились новые составы правонарушений и повышение штрафы. К примеру, ответственность для ООО за непредоставление сведений, необходимых для ведения воинского учета, или неподачу списков работников при приеме на работу увеличена до 400 000 рублей.
Согласно закону граждане России, длительное время пребывающие за пределами страны, должны сами сняться с воинского учета. Семнадцать сотрудников нашего клиента переехали в другие страны и по правилам должны были сообщить об этом в военкомат, а также предоставить работодателю подтверждение о снятии с учета для соответствующей отметки в кадровых документах.
При этом правила воинского учета на предприятиях не стали проще, компании все также обязаны:
- обратиться в военкомат по адресу регистрации и встать на учет — да, компания тоже обязана встать на учет;
- инициировать приказом воинский учет на предприятии, определив ответственных за его ведение;
- регулярно заполнять карточки военнообязанных;
- сдавать предусмотренные законом отчеты в комиссариат;
- иметь план работ по воинскому учету на год,
- вести журнал проверок;
- запрашивать документы о воинском учете при найме сотрудников.
При этом не важно, ведете ли вы учет дистанционщиков или местных сотрудников — требования одни, разве что меняются правила передачи под личную подпись повесток.
Как юристы пригодились в вопросах воинского учета
Кадровая служба состояла из двух человек и была загружена рутиной. Они знали о грядущих изменениях, но не детально. Юрист по вопросам трудового права провел две онлайн-консультации, где рассказал HR о новеллах в области законодательства, в том числе № 404-ФЗ, и ответил на их вопросы. Так что еще летом они были готовы к октябрьским изменениям.
Во-вторых, мы понимали, что за отношения с военкомом каждый сотрудник отвечает самостоятельно, и прозрачная своевременная коммуникация о воинском статусе избавит работодателя от головной боли и штрафов.
Дистанционный сотрудник обязан снять себя с воинского учета сам. Причем согласно вступившему в этом году порядку это предполагалось делать дистанционно через Госуслуги. Однако на момент написания настоящего материала такая функция в сервисе все еще не доступна.
Вопросы воинского учета мы обговорили с каждым сотрудником в ходе совместной с сотрудницей отдела кадров видеоконференции. Понятным языком объяснили риски и штрафы, которые должна будет заплатить компания, если будут нарушены правила воинского учета.
После созвонов прописали в дополнительном соглашении правила, касающиеся предоставления нашему клиенту, т.е. работодателю, сведений о воинском учете.
Результат работы
Работа над проектом заняла около двух месяцев, и к августу 2023 года юристы «Патрикеев и партнеры»:
- Выстроили оптимальную модель работы с дистанционщиками.
- Разобрались, как грамотно обработать персональные данные и легализовали трансграничную передачу зарубежным сотрудникам.
- Помогли бухгалтерии и косвенно подрядчикам клиента с порядком налогообложения.
- Выстроили документальную систему воинского учета релокантов и взаимодействия с ними.
Мы продолжаем поддерживать кадровую службу клиента в рамках договора абонентского юридического обслуживания. Во-первых, сотрудничество с нашими юристами сэкономило много времени и нервов кадровой службе и бухгалтерии. Во-вторых, по словам заказчика, так «комфортнее и безопаснее» из-за участившихся законов и выросших штрафов и санкций.
Рекомендации от «Патрикеев и партнеры»: как выстроить отношения с сотрудниками-релокантами
- Проведите аудит текущих договоров и соглашений на предмет соответствия действующему законодательству.
- Отслеживайте грядущие новеллы в отношении ПД, налогообложения и воинского учета.
- Наймите юриста, как минимум на разовую консультацию, которая внесет ясность и выявит риски по вопросам выше.
- Эффективнее всего заказать комплексную разработку документации. Юристы самостоятельно и оперативно разработают и передадут вам уже готовый комплект документации и шаблонов с учетом специфики вашей деятельности.
Вам в помощь я составил комплексный, но емкий обзор основных изменений по четырем направлениям:
- организация взаимодействия с релокантами: как правильно оформить удаленщика в другой стране;
- легализация работы с ПД и их трансграничная передача
- налоговый аспект в отношениях с удаленными сотрудниками и подрядчиками-ИП.
- воинский учет: что нужно знать об изменениях в ФЗ №404.
Скачивайте, изучайте сами и ознакомьте вашу кадровую службу или бухгалтерию.
***
Остались вопросы? Пишите нашей команде или напрямую мне в Телеграм @Pavel_Patrikeev.
Больше кейсов из юридической практики «Патрикеев и партнеры» читайте в нашем журнале.
