Проверили 38 договоров, исправили и уберегли клиента от семи миллионов штрафов

2023-07-06 13:01

Павел Патрикеев, практикующий юрист и основатель сервиса «Патрикеев и партнеры» рассказывает, как наши консультанты помогли небольшой ИТ-компании навести порядок в договорной работе, снизили риски привлечения владельца к ответственности и защитили цифровые активы.

Кто клиент?

Клиент находится под защитой NDA, и его имя упоминать не буду. Это отечественная IT-фирма, занимающаяся интеграцией сайтов с платежными системами. В целом, их история типична для малого айти-бизнеса России.

Компания много лет заключала договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с большинством подрядчиков, ИП-шников и самозанятых. На трудовых договорах находился только ряд управленцев: несколько директоров и четыре руководителя направлений. С подрядчиками-физлицами компания имела долгосрочные отношения в рамках ГПХ. Таким исполнителям регулярно ставили задачи не в переговорной, а в онлайн-спринтах или с помощью канбан-досок.

О риске переквалификации

В России можно взять человека в штат и начать трудовые отношения «работодатель-сотрудник». Можно — заключить договор-ГПХ и оформить отношения «заказчик-исполнитель».

Налоговая или трудовая инспекция могут заподозрить, что фактические трудовые отношения прикрывают договором ГПХ и проверяют подозрительные компании автоматически — скоринговая проверка бездушным роботом-инспектором — или в ручном режиме. Такая ситуация и называется риском переквалификации.

Отмечу, что сейчас ГПХ заключают даже не из злой воли. Сегодня трудовой договор можно подписать и в электронном виде, но многие работодатели и, что характерно, специалисты предпочитают остаться в отношениях заказчика и исполнителя.

Масса айтишников находится за рубежом или в других городах, и с точки зрения дистанционных отношений гражданско-правовой договор более удобен обеим сторонам. Заказчику он предлагает бОльший контроль над исполнителем, так как отношения с далеким исполнителем расторгнуть проще. В то же время для физлиц-фрилансеров комфортнее не иметь долговременных избыточных обязательств и быть свободным от распорядка дня и внутреннего свода корпоративных правил, которые подразумевает трудовой договор.

Не рассматривайте данный кейс как поощрение или предложение к заключению фиктивных договоров. Намерения получить незаконную выгоду или обойти действующие нормы трудового или налогового законодательства Российской Федерации я осуждаю и не поддерживаю.

Здесь история о том, как консультанты «Патрикеев» снизили риски и повысили шансы кадровой службы заказчиков оспорить потенциальные придирки налоговой или трудовой инспекций к отношениям с подрядчиками.

Почему обратились к нам?

Компания-заказчик исторически начинала с краткосрочных отношений с подрядчиками и дальше по инерции продолжала заключать ГПХ-договоры с ИП и самозанятыми. Собственник особенно не заморачивался, что это может привести к проблемам. В 2022-м году один из партнеров интегратора «попал» на штраф и вернул государству более миллиона рублей в досудебном порядке.

Собственник посчитал, что их текущее положение уязвимо. Одно из ключевых направлений «Патрикеев и партнеры» — содействие в минимизации рисков переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые, и владелец обратился к нам за консультацией.

Что мы сделали?

изучили текущий порядок дел: как заключаются и ведутся договоры;
проанализировали договоры с 30+ подрядчиками-физлицами;
предложили правки для минимизации рисков переквалификации;
свели анализ в рекомендацию;
переписали договоры;
провели интервью с управленцами;
содействовали заключению договоров с подрядчиками.

Определяем задачи

1.В компании не было линейного процесса согласования и расторжения договоров.

У клиента не было продуманной системы заключения, согласования и контроля договоров. Это нормально и свойственно стартапам или небольшим и средним IT-компаниям.

Задача №1: помочь навести порядок в делопроизводстве.

2.При взаимодействии с подрядчиками генерировались пассивные риски переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые

Готовые формы договоров, которые мы взяли на изучение, не только несли потенциальные риски переквалификации, но даже с точки зрения гражданского законодательства не имели важных разделов и механизмов.

Задача №2: выявить и снизить риски переквалификации договорных отношений в трудовые

3.Не прописывали права на РИД

После первоначального изучения, выяснилось, что проблема была не только в рисках. По договорам гражданско-правового характера работали исполнители, создающие результаты интеллектуальной деятельности, сокращенно — РИД. В случае нашего клиента РИД — программы, тексты и дизайн для сайта, которые генерили подрядчики-разработчики и подрядчики-дизайнеры.

Мы донесли до заказчика, что передачу исключительных прав от таких разработчиков в собственность его компании необходимо прописать на бумаге.

Задача №3: защитить цифровые активы.

Таким образом, нам предстояло не просто «вычистить» скверну в договорах, а реализовать комплекс: снизить риски переквалификации, защитить РИД заказчика и немного настроить делопроизводство.

Шаг 1. Определяем, как ведется делопроизводство

Мы созвонились с директорами и руководителями направлений и изучили текущий процесс создания и ведения договоров. Выясняли у бухгалтерии и отдела кадров, кто договоры утверждает и кто подписывает. Интересовались въедливо, вплоть до того, в каком мессенджере бухгалтер ведет переписку с исполнителем, и создает ли для него корпоративную почту. А может и служебный макбук подрядчику выдают? А ведь это один из признаков трудовых отношений!

Шаг 2. Изучаем все текущие договоры

Мы получили 40+ действующих договоров с подрядчиками и досконально проверили каждый из них. «Вытащили» из общей массы 38 соглашений с высокими рисками переквалификации.

Из-за отсутствия единого шаблона некоторые договоры были не очень качественно составлены с точки зрения юридической техники. Обнаружили, что специалисты клиента нечетко прописывали, что создают разработчики и как он передает компании авторские права. Или у подрядчика, который работает с клиентской базой, отсутствовало обязательное положение об обработке персональных данных.

Шаг 3. Анализируем судебную практику

Юристы изучили решения судов и составили аннотацию по категории дел, связанных с переквалификацией. На сегодня уже наработана достаточная судебная практика, и мы отметили ее явный обвинительный уклон: если работодателя заподозрят в переквалификации, судья, скорее всего, признает компанию виновной. Бизнесу придется компенсировать за подрядчика, признанного работником, недостающие взносы в соцфонды и выплатить штрафы.

После изучению судебных решений мы составили специальную таблицу и чек-лист, для выявления двух типов опасных маркеров:

формальные маркеры, т.е. каких слов и оборотов в текстах лучше избегать. В новых формах мы их учли. В «ноль» убрать такие формулировки невозможно, а вот сгладить их — реально;

неформальные маркеры: как и где управленцы и кадры ведут переписку с контрагентами. Заставляют ли физлиц на подряде подписывать локальные акты, связанные с порядком работ, или служебные инструкции. Спойлер — так делать нельзя.

Результаты интервью, анализа действующих договоров и судебной практики собрали в рекомендацию.

Шаг 4. Составляем рекомендации

Консультанты Патрикеев свели советы по работе с подрядчиками физическими лицами в «библию» по работе с рисковыми договорами. Этот документ состоял из трёх разделов:

предметные опасности в текущей договорной базе с подробным объяснением каждого риска;
общие советы по организации процесса коммуникации и подписания договоров с подрядчиками;
модульные формы договоров для самозанятых и ИП, содержащие необходимые механизмы, направленные на минимизацию рисков.

Шаг 5. Старые договоры сломались. Несите новые

Взамен рискованных и корявых договоров мы составили единую форму договоров ГПХ. Они были надежнее как с точки зрения минимизации рисков переквалификации, так и с точки зрения защиты цифровых активов компании.

Договоры разбили на два блока

Первый блок состоял из соглашений с разработчиками: тех, кто ваяет дизайн или программное обеспечение. В эти договоры включили положения об исключительных правах при передаче результатов, туда же добавили форму акта передачи ПО заказчику.

Форма договора на разработку ПО, которую составил наш эксперт, содержала четко сформулированный предмет договора, техническое задание и индивидуальные признаки создаваемого разрабом приложения.

Последний пункт важен, так как компания хочет обезопасить цифровой актив и железно привязать его к себе. Иначе программист, который работал у вас, может через суд «отжать» программу, ссылаясь на авторское право.

Независимо, ГПХ это или трудовой договор — позаботьтесь и выстройте приемку результата интеллектуальной деятельности, которые сотрудники выполняют для вас в рамках такой работы. Включите нужны нормы в договоры, пропишите технические задания и обеспечьте регулярную приемку и хранение кода или объектов в понятном месте: в локальном архиве, Яндекс- или Гугл-диске.

Второй блок — договоры с остальными физлицами, которые не участвовали в разработке и оказывали другие услуги:

Отдельной градацией стало деление договоров для ИП и самозанятых, так как они различаются налогообложением.

Также мы предложили делопроизводителям клиента стандартизировать документооборот, чтобы заключать последующие договоры, выставлять счета и контролировать акты приемки РИД по единому стандарту.

Почти готово

Всю основную работу мы сделали за пару недель, остальное время прошло в обсуждениях с командой клиента. Через месяц у заказчика на руках были:

рекомендация: что не так, и как это «не так» поправить;
новые формы договоров для условных «программистов»-авторов РИД, на самозанятости или ИП;
новые формы договоров для остальных подрядчиков, которые не генерили программы или дизайн:
процедура ведения новых соглашений и взаимодействия между юристами, кадрами и бухгалтерией.

После этого клиент забрал рекомендацию, шаблоны новых договоров, процедуру, кое-что доработал, изменив под свои реалии, и приступил к работе над ошибками.

А вот и сложности

После того, как бухгалтерия и управленцы получили «правильные» формы договоров они начали последовательно перезаключать старые контракты. И здесь столкнулись с недоверием. Не все контрагенты заказчика понимали, зачем менять уже заключенный и работающий с их точки зрения договор.

Как мы справились?

Двум юристам «Патрикеев» вместе с бухгалтерией и руководителям направлений потребовалось пробиваться сквозь лед недоверия и «растапливать» его. Наши консультанты аргументировали, почему подписать новый договор реально важно и что оставлять процесс на самотек нельзя.

«Когда у тебя уже 30+ подписанных договоров, сложно прийти к подрядчикам и предложить подписать совершенно новый — они ищут подвох. Я терпеливо объясняла, что и зачем, процесс долгий и нервный для кадров. Консультанты «Патрикеев» проявили себя профессионально: без надувания щек и без нажима объяснили, разложили риски», — отзыв главного бухгалтера заказчика

Что по итогу?

Мы утвердили с делопроизводителем и кадровой службой порядок работы с договорами, заключили договоры, минимизирующие формальные признаки отношений и дали рекомендации, что делать в случае претензий налоговой или трудовой инспекций.

Сложно оценить, сколько заказчик сэкономил: 7 или 17 миллионов. Ряд штрафов в трудовых спорах процентные, другие связаны с моральным вредом и расходом: точную оценку дать не готов, тут любая цифра будет из головы. Что знаю точно: спустя 8 месяцев к ним не пришла налоговая или трудовая.

Павел Патрикеев: «Никакой труд консультанта не может полностью купировать риск переквалификации. Один факт, того что компания заключает гражданско-правовой договор на длительный период и регулярно платит ИП или самозанятому создает риски для компании. Не пытайтесь решить кадровые и налоговые вопросы путем заключения рисковых договоров. Идите к специально обученным людям — они не дадут 100% гарантии, что ваш бизнес не «подтянут» за ГПХ, но как минимум, скоринговая проверка налоговой обойдет стороной.

Наши юристы разработали базовую памятку. В ней — критичные формулировки в договорах и пример по каждой категории риска. Грозит ли переквалификация отношений вам? Скачиваем и проверяем!

Остались вопросы? Тема важная и деликатная? Пишите напрямую в Телеграм: @Pavel_Patrikeev, попробую помочь, дам дельный совет.